delega efficace

Delega Efficace: I Cinque Passaggi Fondamentali

Anche se tutti comprendono l’importanza della delega, molti leader temono che assegnare parte delle proprie responsabilità ai dipendenti sia eccessivamente rischioso. Seguendo i cinque step della delega, puoi insegnare al tuo team ad aiutarti a gestire un carico di lavoro più grande, mantenendo alta la qualità e rispettando le scadenze dell’organizzazione. Vediamo questi passaggi nel dettaglio.

Step 1: Inventario

Il primo passo è fare un elenco di tutte le attività che fai di solito. Si potrebbe usare un foglio di calcolo o una tabella dove scrivere tutte le attività specifiche che fai. Potresti anche includere le attività che vorresti fare se avessi più tempo. Puoi creare questo elenco consultando la tua agenda e annotando le riunioni periodiche e i progetti importanti in corso degli ultimi sei mesi. Oppure puoi fare un elenco delle attività per il prossimo mese e aggiungerne nuove man mano che si presentano nel tuo carico di lavoro.

Step 2: Assegnazione delle Attività

Il secondo passo è rivedere l’elenco e decidere a chi potresti assegnare ciascuna delle tue attività. Dovrai anche decidere quali attività vuoi continuare a gestire personalmente e quali dovresti iniziare a gestire in futuro. Ti consigliamo vivamente di essere deciso e liberarti di alcune attività. Un’altra cosa da considerare è lo sviluppo delle competenze dei membri chiave del team, assegnando loro attività che favoriscano la loro crescita professionale. Ad esempio, c’è qualcuno nel tuo team che potrebbe essere pronto a imparare a gestire un progetto che al momento stai gestendo tu?

Step 3: Aspettative

Il terzo passo consiste nel definire aspettative specifiche per ciascuna attività da delegare, riguardanti i risultati previsti, la qualità e la puntualità. Questa fase è fondamentale per fornire ai delegati una visione chiara, ora che sono responsabili dell’attività. Potrebbe essere utile mettere per iscritto un breve riassunto delle aspettative su un foglio. Assicurati di includere quali sono gli obiettivi da raggiungere, come misurare il successo ottenuto e con quale frequenza fare revisioni o aggiornamenti. Spesso i leader impegnati trascurano questo passaggio, pensando che i loro delegati sapranno da soli cosa fare. Ricorda che i tuoi collaboratori non possono leggerti nel pensiero! Devi dedicare del tempo con loro per assicurarti che comprendano chiaramente le tue richieste.

Step 4: Supporto, Valutazione, Adattamento

Nel quarto passaggio i tuoi delegati avvieranno il processo per svolgere le attività assegnate e raggiungere i risultati desiderati. Lungo il percorso è fondamentale offrire supporto attraverso il mentoring e il coaching per aiutarli a sviluppare le nuove competenze e conoscenze necessarie per avere successo. Per quanto riguarda attività complesse potrebbe essere utile consentire ai delegati di osservare come svolgi il compito, in modo che possano apprendere da te passo dopo passo. È importante prevedere riunioni periodiche per rivedere e migliorare le attività. Ricorda che non puoi aspettarti risultati perfetti fin dall’inizio e devi avere pazienza. Offri feedback preziosi e dai ai delegati la possibilità di migliorare il loro lavoro fino a soddisfare le tue aspettative. Tieni presente che rielaborare i compiti dei delegati è controproducente, poiché limita la loro crescita e opportunità di apprendimento.

Step 5: Monitoraggio

Una volta che il delegato ha dimostrato la sua capacità di produrre i risultati attesi, è possibile passare alla fase di monitoraggio della delega. Durante questa fase è importante mantenere un canale aperto di comunicazione con il delegato, chiedendo aggiornamenti sullo stato, eventuali problemi o preoccupazioni relativi all’attività assegnata. Inoltre è essenziale supervisionare regolarmente il lavoro del delegato per garantire che mantenga la qualità e rispetti le scadenze concordate. Bisogna comprendere che delegare non significa rinunciare al controllo. Un’ottima prassi consiste nell’organizzare incontri regolari di verifica e nell’utilizzare sistemi di reportistica formale per tenersi aggiornati sul progresso del lavoro del team sulle attività delegate. Questo permette anche di fornire un sostegno continuo, assicurando che i delegati migliorino costantemente le proprie performance.

Errori Comuni

Ecco alcuni errori comuni che i leader spesso commettono durante la delega:

  1. Trattenere compiti che avrebbero dovuto essere ceduti tempo fa.
  2. Mancare di fiducia nel personale riguardo alla capacità di apprendere nuove competenze.
  3. Fornire istruzioni vaghe o aspettative poco chiare sui risultati desiderati.
  4. Non pianificare sufficiente tempo per revisioni e correzioni.
  5. Essere troppo impegnati per offrire mentoring e coaching ai delegati in tempo reale.
  6. Non monitorare attentamente il lavoro dei subordinati, presumendo che tutto vada per il meglio.
  7. Perdere di vista le questioni e le preoccupazioni attuali legate ai progetti delegati.

Anche se nel lungo termine la delega può ridurre significativamente il tuo carico di lavoro, nelle prime fasi potrebbe richiedere più tempo investito nel mentoring e coaching rispetto a quanto ne richiederebbe l’esecuzione diretta delle attività. Questa situazione, chiamata il “paradosso della delega”, richiede un investimento aggiuntivo di tempo per risparmiarne nel futuro. Evitare di delegare limita le opportunità del manager di sviluppare i propri dipendenti e riduce le possibilità di assumere nuovi incarichi, poiché mancheranno potenziali successori.